POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Razón social:
PRODUCTORA DE INSUMOS AGROPECUARIOS, SOMEX S.A.S.
Domicilio:
Carrera 50 FF No. 8sur – 27
Edificio 808 Empresarial, oficinas 520-521
Ciudad:
Medellín, Antioquia
Teléfono:
3235996534
Correo electrónico:
[email protected]
Página web:
www.somex.com.co

1. OBJETIVO – RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO: La presente Política documenta la forma en que PRODUCTORA DE INSUMOS AGROPECUARIOS, SOMEX S.A.S. identificada con NIT. 800.221.724-4 (en adelante SOMEX S.A.S.) actuando como responsable de la información, realiza el Tratamiento de los datos personales de sus colaboradores, clientes, usuarios/visitantes de sus páginas web, proveedores, aliados y terceros en general.

Con el fin de garantizar la protección de los datos personales, incluyendo el derecho que tienen los Titulares de conocer, actualizar y rectificar la información que repose en las Bases de Datos. Esta política refleja los requerimientos de la legislación colombiana y la responsabilidad profesional frente a la forma en que SOMEX S.A.S. recopila, almacena y utiliza la información personal administrada.

2. NORMATIVIDAD LEGAL Y ÁMBITO DE APLICACIÓN: La presente política
de Tratamiento de datos personales es elaborada de conformidad con lo dispuesto en los artículo 15 y 20 de la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012 “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales” y el Decreto 1074 de 2015 compilatorio del Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y demás disposiciones complementarias y será aplicada por SOMEX S.A.S. respecto de todos los procesos organizacionales que involucren la recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión y de todas aquellas actividades que constituyan tratamiento de datos personales.

3. FINALIDAD CON LA QUE SE EFECTÚA LA RECOLECCIÓN DE DATOS PERSONALES Y TRATAMIENTO DE LOS MISMOS: SOMEX S.A.S. realiza el Tratamiento de la información personal con el principal objetivo de cumplir con sus funciones, actuando siempre de acuerdo con las finalidades previstas en la Ley que regula su funcionamiento, en esta Política y en las autorizaciones otorgadas de forma previa y expresa por los Titulares de la información. De manera general SOMEX S.A.S. podrá hacer uso de los datos personales para: a) Ejecutar la relación contractual existente con sus clientes, proveedores y trabajadores, incluida el pago de obligaciones contractuales; b) Proveer los servicios y/o los productos requeridos por sus clientes; c) Informar sobre nuevos productos o servicios y/o sobre cambios en los mismos; d) Evaluar la calidad del servicio; e) Realizar estudios internos sobre hábitos de consumo; f) Enviar al correo físico, electrónico, celular o dispositivo móvil, vía mensajes de texto (SMS y/o MMS) o a través de cualquier otro medio análogo y/o digital de comunicación creado o por crearse, información comercial, publicitaria o promocional sobre los productos y/o servicios, eventos y/o promociones de tipo comercial o no de estas, con el fin de impulsar, invitar, dirigir, ejecutar, informar y de manera general, llevar a cabo campañas, promociones o concursos de carácter comercial o publicitario, adelantados por SOMEX S.A.S. y/o por terceras personas; g) Desarrollar el proceso de selección, evaluación, y vinculación laboral; h) Soportar procesos de auditoría interna o externa; i) Registrar la información de empleados y/o pensionados (activos e inactivos) en las bases de datos de SOMEX S.A.S. j) Los indicados en la autorización otorgada por el titular del dato; k) Suministrar, compartir, enviar o entregar sus datos personales a empresas filiales, vinculadas, o subordinadas de SOMEX S.A.S. ubicadas en Colombia o cualquier otro país en el evento que dichas compañías requieran la información para los fines aquí indicados.

Respecto de los datos (i) obtenidos de las videograbaciones que se realizan dentro o fuera de las instalaciones de SOMEX S.A.S., éstos se utilizarán para fines de seguridad de las personas, los bienes e instalaciones de SOMEX S.A.S. y podrán ser utilizados como prueba en cualquier tipo de proceso. Si un dato personal es proporcionado, dicha información será utilizada sólo para los propósitos aquí señalados, y por tanto, SOMEX S.A.S. no procederá a vender, licenciar, transmitir, o divulgar la misma, salvo que: (i) exista autorización expresa para hacerlo; (ii) sea necesario para permitir a los contratistas o agentes prestar los servicios encomendados; (iii) sea necesario con el fin de proveer nuestros servicios y/o productos; (iv) sea necesario divulgarla a las entidades que prestan servicios de mercadeo en nombre de SOMEX S.A.S. a otras entidades con las cuales se tengan acuerdos de mercado conjunto; (v) la información tenga relación con una fusión, consolidación, adquisición, desinversión, u otro proceso de restructuración de la sociedad; (vi) que sea requerido o permitido por la ley.

Para llevar a cabo dichas finalidades, SOMEX S.A.S. puede recolectar, usar, compartir y almacenar la información personal de los Titulares, siendo esta la relacionada con:

a) Datos de identificación
b) Datos de contacto
c) Datos sensibles
d) Datos laborales y educativos
e) Datos financieros y crediticios
f) Datos socioeconómicos

En todo caso, de ser necesario, al momento de recolección de datos personales por parte de SOMEX S.A.S. las finalidades para el Tratamiento específico serán informadas al Titular de forma previa al otorgamiento de su autorización, las cuales estarán enmarcadas dentro de las siguientes:

3.1. Tratamiento de datos públicos

Es posible que SOMEX S.A.S. realice el Tratamiento de datos personales de naturaleza pública sin contar con la autorización previa del Titular, recopilándolos de registros públicos, documentos públicos, gacetas, boletines oficiales y/o sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas. Esta situación no implica que no se adopten las medidas necesarias que garanticen el cumplimiento de los principios y obligaciones contempladas en la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios.

3.2.Tratamiento de información personal de candidatos y funcionarios.
A través de los diferentes canales de comunicación o de los documentos dispuestos para el efecto, por medio los cuales se da inició al proceso de selección y/o se formaliza la vinculación laboral, se recolectan y almacenan datos personales de los candidatos interesados en trabajar en SOMEX S.A.S.
Esta información es entregada directamente por los Titulares de la información y es tratada conforme a la presente Política, dentro del marco contextual de la Ley 1581 de 2012 y sus normas reglamentarias, así como bajo las finalidades consagradas en las autorizaciones otorgadas, dentro de las que se encontrarán las siguientes:

a) Almacenarlos en las bases de datos físicas o digitales de SOMEX S.A.S.
b) Registrar su recepción y utilizarla en futuros procesos de selección;
c) Llevar a cabo procesos de promoción y selección de personal;
d) Establecer comunicación o contacto vía correo electrónico, teléfono fijo o celular o mediante aplicaciones de mensajería instantánea para validar la información recibida e informar el curso del proceso de selección.
e) Verificar los datos relativos al nivel de estudio y experiencia laboral con las referencias laborales y personales entregadas por el mismo titular de la información y/o mediante fuentes públicas y/o privadas;
f) Realizar pruebas psicotécnicas, pruebas de conocimiento, estudios de confiabilidad, visitas domiciliarias, polígrafo, exámenes médicos y demás actividades dirigidas a validar el perfil del candidato;
g) Llevar a cabo los procesos y las actividades relativas a la contratación y manejo de relaciones laborales;
h) Realizar el Tratamiento que sea necesario para el desarrollo del objeto social de SOMEX S.A.S. para la ejecución de la relación laboral/vínculo contractual vigente, para el levantamiento de registros contables, para los reportes a autoridades de control y vigilancia, para la adopción de medidas tendientes a la prevención de actividades ilícitas, así como otros fines administrativos, comerciales y de contacto;
i) Incorporar sus datos personales en el contrato laboral y adiciones al mismo, así como en los demás documentos que resulten necesarios para gestionar la relación laboral y obligaciones derivadas de la misma que se encuentren a cargo de SOMEX S.A.S. en calidad de responsable de sus datos personales.
j) Capacitar a los funcionarios;
k) Realizar investigaciones administrativas y/o disciplinarias cuando a ello haya lugar;
l) Cumplimiento de obligaciones legales en materia de afiliaciones al sistema de seguridad social, contables y archivo de información;
m) Enviar comunicaciones internas relacionadas o no con su vinculación laboral con SOMEX S.A.S.
n) Gestionar los datos personales del titular y los de su núcleo familiar para realizar trámites de afiliación a las entidades promotoras de salud −EPS−, cajas de compensación familiar, administradoras de riesgo laboral −ARL−, y demás necesarias para que SOMEX S.A.S. cumpla con las obligaciones a su cargo;
o) Responder solicitudes del trabajador ante requerimientos de expedición de certificados, constancias y demás documentos solicitados a SOMEX S.A.S. como causa del vínculo contractual laboral.
p) Promover su participación en programas desarrollados por SOMEX
S.A.S. que tengan como finalidad el bienestar y buen clima laboral.
q) Monitorear y utilizar las imágenes que se capten a través sistemas
de video vigilancia con la finalidad de controlar y fiscalizar el desarrollo y rendimiento de las actividades laborales en el lugar o puesto de trabajo.
r) Compartirlos con terceros encargados del tratamiento para el ejercicio de estas mismas finalidades autorizadas por el titular de la información.

Esta información será almacenada de forma física y digital en la(s) base(s) de datos generada(s) para los fines que su recopilación requiera, las cuales se encuentran dentro del inventario de bases de datos interno de SOMEX S.A.S. y su tratamiento se realizará:

Por el tiempo durante el cual se mantengan las finalidades que dieron origen a su recolección; y/o por el tiempo que se mantenga vigente la relación contractual; y/o por el tiempo que se encuentren vigentes las obligaciones legales contables y de archivo en cabeza de SOMEX S.A.S.

3.3. Tratamiento de información personal de proveedores y contratistas

A través de los diferentes canales de comunicación o de los documentos dispuestos para el efecto, por medio los cuales se formaliza la vinculación de proveedores, se recolectan y almacenan datos personales de los proveedores que prestan sus servicios a SOMEX S.A.S.

Esta información es entregada directamente por los Titulares de la información o sus representantes legales, y es tratada conforme la presente Política dentro del marco contextual de la Ley 1581 de 2012 y normas reglamentarias, bajo las finalidades consagradas en las autorizaciones otorgadas.

En caso de que los datos de proveedores y contratistas correspondan a personas jurídicas, no obstante, estos no son considerados como datos personales bajo la legislación nacional, serán tratados por SOMEX S.A.S. bajo todas las medidas de seguridad y confidencialidad.

Los proveedores y contratistas al autorizar por cualquier medio el uso de su información, aceptan que SOMEX S.A.S. utilice, conserve, transfiera, recolecte, almacene y utilice su información con el objeto de:

a) Realizar todas las actividades relativas a la selección, contratación y evaluación de proveedores;
b) Ingresar su información a la base de datos de proveedores de SOMEX S.A.S.
c) Verificar la viabilidad financiera, jurídica y comercial de una eventual relación comercial, y/o de mantener una relación vigente por medio de los Operadores de Información (Ley 1266 de 2008) y/o fuentes públicas o privadas;
d) Verificar la información suministrada por los proveedores y contratistas, potenciales y/o contratados, ante centrales de riesgo, fuentes privadas y/o públicas, y demás listas que se considere pertinente para comprobar su idoneidad;
e) Ejecutar y/o dar cumplimiento a las obligaciones contractuales.
f) Cumplimiento de obligaciones legales en materia contable y de archivo de información.
g) Entrega de información a entidades gubernamentales o judiciales que la requieran.
h) Soporte en procesos de auditoría externa e interna.
i) Realizar campañas de actualización de datos.
j) Generar estadísticas y mantenerlos como soporte en procesos de auditoría externa e interna.
k) Contactar al proveedor vía correo electrónico, correo postal, mensaje de texto, telefónicamente o vía aplicaciones de mensajería instantánea como actividad propia de la ejecución y/o cumplimiento de la relación contractual, así como para temas comerciales e informativos de las actividades de la entidad, futuras convocatorias, temas contables y de facturación;
l) Almacenarla con fines históricos y/o estadísticos durante el tiempo que se mantengan las finalidades acá establecidas
m) Atender peticiones, quejas y/o reclamos.
n) Compartirlos con terceros encargados del tratamiento para el ejercicio de estas mismas finalidades autorizadas por el titular de la información.

(i) Por el tiempo durante el cual se mantengan las finalidades que dieron origen a su recolección; y/o
(ii) Por el tiempo que se mantenga vigente la relación contractual; y/o
(iii) Por el tiempo que se encuentren vigentes las obligaciones legales contables y de archivo en cabeza de SOMEX S.A.S.

3.4. Tratamiento de información personal de clientes y terceros consumidores finales

SOMEX S.A.S. recolecta y almacena datos personales de quienes se encuentran interesados en adquirir los diferentes servicios de la compañía, y/o de quienes en efecto ya lo han hecho.

Esta información es entregada directamente por los Titulares de la información y/o por los representantes de ellos, y es tratada conforme con la presente política dentro del marco contextual de la Ley 1581 de 2012 y normas reglamentarias, bajo las finalidades consagradas en las autorizaciones otorgadas.

En caso de que los datos de los clientes correspondan a personas jurídicas, no obstante, estos no son considerados como datos personales bajo la legislación nacional, serán tratados por SOMEX S.A.S. bajo todas las medidas de seguridad y confidencialidad.

Los clientes al autorizar por cualquier medio el uso de su información, aceptan que SOMEX S.A.S. utilice, conserve, transfiera, recolecte, almacene y utilice su información con el objeto de:

a) Almacenarla en las bases de datos físicas y/o digitales de SOMEX S.A.S.
b) Realizar prospección comercial y análisis de perfiles;
c) Realizar gestión administrativa;
d) Llevar registro de los clientes que han adquirido servicios de SOMEX S.A.S.
e) Ofrecimiento de servicios;
f) Conservarla para fines estadísticos e históricos y/o mantenerlos para dar cumplimiento a obligaciones legales en materia de archivo de información.
g) Atender las peticiones, quejas y/o reclamos, así como los requerimientos de autoridades en ejercicio de sus funciones.
h) Realizar envío por medios digitales, físicos o mensaje de datos de comunicaciones y publicidad de los diferentes servicios de SOMEX
S.A.S. e información relacionada con el objeto social de la compañía.
i) Consultar, informar, reportar, procesar o divulgar a los Operadores de Información y/o a las entidades administradoras de bases de datos o centrales de información y riesgo, o a cualquier otra entidad que maneje o administre bases de datos con los mismo fines, todo lo referente a la información personal, comercial y financiera del cliente así como la información que se refiere a su comportamiento (presente, pasado y futuro) comercial y/o crediticio, el cumplimiento en el pago de obligaciones pecuniarias y contractuales como cliente, en general su capacidad de endeudamiento, y en especial sobre el nacimiento, modificación y extinción de obligaciones contraídas o que llegare a contraer con dicha entidad, los saldos que a su favor resulten de todas las operaciones de crédito, financieras y crediticias, que bajo cualquier modalidad se hubiesen otorgado o se otorguen en el futuro.
j) En cualquier momento durante la relación contractual, o incluso
una vez finalizada, SOMEX S.A.S. realice una nueva consulta ante las fuentes mencionadas en el numeral anterior, previamente mencionadas, particularmente ante los Operadores de Información o Centrales de información y riesgo, con el fin de validar la posibilidad de ofrecer un nuevo servicio o producto, y/o nuevas condiciones respecto del servicio o producto adquirido y vigente.
k) Realizar notificaciones y enviar comunicaciones generales y la notificación previa al reporte ante centrales de riesgo al correo electrónico, al número celular o a la dirección física aportado al momento de solicitar un servicio o a los datos de contacto que consten en los archivos de SOMEX S.A.S. o que sean recopilados por medio de herramientas o sistemas internos o externos que permitan la actualización de los datos, bajo el entendido de que con las comunicaciones que se envíen, se entenderán realizadas las respectivas notificaciones.
l) Verificar con cualquiera de los operadores de información PILA autorizados, la información de afiliación y pago de los aportes al Sistema General de
m) Seguridad Social en Pensiones y Salud, nombre y/o razón social de quien realiza el aporte, tipo de afiliación e ingreso base de cotización, todo lo anterior de quienes soliciten un crédito.
n) Compartirlos con terceros encargados del tratamiento para el ejercicio de estas mismas finalidades autorizadas por el titular de la información.

Toda esta información será almacenada de forma física y digital en la(s) base(s) de datos generada(s) para los fines que su recopilación requiera, las cuales se encuentran dentro del inventario de bases de datos interno de SOMEX S.A.S. y su tratamiento se realizará:

3.5. Tratamiento de datos sensibles

SOMEX S.A.S. en el normal desarrollo de sus operaciones, podrá realiza el Tratamiento de datos sensibles; como lo pueden ser el tratamiento de incapacidades medicas de sus funcionarios y contratistas, contará con las autorizaciones correspondientes, previo a haber informado al Titular: i) Que no está obligado a autorizar el tratamiento de los datos sensibles. ii) Que es facultativo responder a preguntas que versen sobre datos sensibles. iii) Los datos sensibles objeto de tratamiento. iv) El tratamiento y las finalidades del mismo.

Adicionalmente, en virtud de los protocolos de bioseguridad establecidos por SOMEX S.A.S. en cumplimiento de las normas que llegaren a establecer medidas obligatorias referentes al COVID – 19 u otros virus que lleguen a afectar a la ciudadanía, se realizará el tratamiento de datos relativos a la salud de sus funcionarios y/o visitantes /clientes potenciales que ingresan a sus instalaciones y/o a sus salas de venta, para lo cual será solicitada su autorización de forma previa a la recopilación de los datos por medio de los formatos o planillas de ingreso implementadas; y será informado lo relacionado con su tratamiento por medio de un aviso de privacidad publicado en un sitio visible para los titulares de la información.

Esta información será almacenada en la(s) base(s) de datos generada(s) para los fines que su recopilación requiera, y su tratamiento se mantendrá mientras que las finalidades de su recolección y/o la obligación legal de mantener el almacenamiento de dichos datos se mantenga.

3.6. Tratamiento de imágenes fotográficas o de video

SOMEX S.A.S. como parte de sus servicios y de las actividades internas, incluidas las de marketing y operaciones podrá realizar la toma de fotografías y/o de videos de sus colaboradores y/o clientes.

Estas imágenes son recopiladas previa autorización expresa del titular de la información, o del representante legal en caso de que el titular sea menor de edad, con el fin de contar con un control de las actividades realizadas, así como para utilizarla en publicaciones propias de la compañía, ya sea en medios corporativos internos, redes sociales, medios de comunicación, o cualquier otro medio conocido o por conocerse con fines informativos, publicitarios e institucionales.

Estas imágenes serán almacenadas en la(s) base(s) de datos generada(s) para los fines que su recopilación requiera, y su tratamiento se mantendrá mientras que las finalidades de su recolección y/o las obligaciones relacionadas con el control de actividades efectuadas se mantenga.

3.7. Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes

SOMEX S.A.S. normalmente no captura o trata datos de menores de edad. Sin embargo, en caso de llegar a hacerlo y en cumplimiento con las normas de protección de datos personales vigentes en Colombia, dispondrá de todas las garantías para que los menores de edad puedan ejercer su derecho de libertad de expresión, de libre desarrollo de la personalidad y de información.

De esta forma, en caso de que se deba obtener información que verse sobre niños o niñas menores de edad, su suministro por parte del representante legal o acudiente de dicho menor de edad será facultativo SOMEX S.A.S. se reserva la posibilidad de poner en conocimiento de las autoridades situaciones que en su concepto puedan poner o pongan en peligro la integridad de un menor de edad.

3.8. Tratamiento de la información personal en las actividades de atención al cliente

Para el proceso de Servicio al Cliente y Atención de peticiones, quejas y reclamos SOMEX S.A.S. recolecta y almacena información personal de sus clientes / clientes potenciales y terceros en general.
La información recibida por la compañía es entregada por los titulares de la información y será tratada conforme a la presente política, dentro del marco contextual de ley 1581 de 2012 y de la ley 1755 de 2015 (regulatoria del derecho fundamental de petición) y sus normas reglamentarias, así como bajo las finalidades consagradas en las autorizaciones otorgadas por el titular de la información, siendo estas las siguientes:

a) Dar trámite a la petición, queja o reclamo.
b) Atender requerimientos de autoridades en ejercicio de sus funciones.
c) Generar reportes semestrales en atención a las obligaciones legales que los regulan.
d) Conservarla para fines estadísticos, históricos o de control.

3.9. Tratamiento por parte de Encargados del Tratamiento

SOMEX S.A.S. podrá subcontratar a terceros para el procesamiento de determinadas funciones o información. Cuando efectivamente se subcontrate con terceros el procesamiento de información personal o se proporcione información personal a terceros prestadores de servicios, SOMEX S.A.S. advierte a dichos terceros sobre la necesidad de proteger dicha información personal con medidas de seguridad apropiadas y en esa medida los instruirá para que la recolección y tratamiento de la información personal, cualquiera que esta sea, esté siempre precedida de todas las autorizaciones pertinentes y cuente con todas las medidas de seguridad y confidencialidad necesarias de acuerdo con su naturaleza. Adicionalmente, se les informa que se prohíbe el uso de la información para fines propios y se solicita que no se divulgue la información personal a otros.

En caso de incumplimiento de las obligaciones por parte de esos terceros la obligación no será asumida por la compañía, quien actúa como un tercero de buena fe, de tal manera que su actuación siempre estará basada en el convencimiento que esos terceros cuentan con las autorizaciones necesarias para tratar la información de acuerdo con las finalidades para las que le es entregada y mantienen los datos sobre los que actúa como Encargado del tratamiento bajo especiales medidas de seguridad y confidencialidad, de acuerdo con las directrices legales y contractuales.

Deberes del responsable y Encargado respecto de la Superintendencia de Industria y Comercio

a) Informarle las eventuales violaciones a los códigos de seguridad y la existencia de riesgos en la administración de la información de los titulares.
b) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

4. Limitaciones temporales al tratamiento de los datos personales:

SOMEX S.A.S. solo podrá recolectar, almacenar, usar o circular los datos personales durante el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades que justificaron el tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información. Una vez cumplida la o las finalidades del tratamiento y sin perjuicio de normas legales que dispongan lo contrario, procederá a la supresión de los datos personales en su posesión. No obstante, lo anterior, los datos personales deberán ser conservados cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual.

5. Bases de Datos:

SOMEX S.A.S. almacena los datos personales que recopila para las finalidades mencionadas en esta Política y en las respectivas autorizaciones, en bases de datos físicas y/o digitales, las cuales se encuentran identificadas dentro de un inventario interno generado en cumplimiento del Principio de Responsabilidad Demostrada.

En caso de ser un sujeto obligado bajo lo dispuesto por la Superintendencia de Industria y Comercio, SOMEX S.A.S. realizará el registro de las bases de datos sobre las cuales actúa como responsable del Tratamiento ante el Registro Nacional de Bases de Datos, así como los reportes mensuales, semestrales y/o anuales que sean requeridos.

Las bases de datos, al igual que la información contenida en estas, estarán disponibles de acuerdo con la ejecución de las actividades para la cual fueron recopiladas, y en atención a los parámetros de tratamiento y almacenamiento informado en el aparte anterior y a la ejecución de los derechos de los titulares de la forma que se menciona a continuación.

6. Área responsable y procedimiento para el ejercicio de los derechos de los titulares del dato personal:

El oficial de privacidad de SOMEX S.A.S. será la responsable de atender las peticiones, quejas y reclamos que formule el titular del dato en ejercicio de los derechos contemplados en el numeral 5 de la presente política. Para tales efectos, el titular del dato personal o quien ejerza su representación podrá enviar su petición, queja o reclamo de lunes a viernes de 7:00 a.m. a 5:00 p.m. al correo electrónico [email protected], llamar a la línea telefónica de atención, al número telefónico 3235996534, o radicarla en la siguiente dirección:

Oficina Dirección
Carrera 50 FF No. 8sur – 27, Edificio 808 Empresarial oficinas 520- 521

De conformidad con el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012 las consultas serán atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma.

Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos del retraso y señalando la fecha en que se atenderá la consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Si los Titulares o sus causahabientes consideran que la información contenida en la base de datos de SOMEX S.A.S. está sujeta a corrección, actualización o eliminación o si considera que la compañía no está cumpliendo con sus obligaciones establecidas en la Ley 1581 de 2012, los Titulares podrán presentar un reclamo dirigido al Oficial de Privacidad, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

a. El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al responsable del Tratamiento, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quieran hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
b. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga «reclamo en trámite» y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
c. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

7. Medidas de Seguridad:

En desarrollo del principio de seguridad establecido en la Ley 1581 de 2012, SOMEX S.A.S. adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. El personal que realice el tratamiento de los datos personales ejecutará los protocolos establecidos con el fin de garantizar la seguridad de la información.

8. Fecha de entrada en vigencia:

La presente Política de Datos Personales entra en vigor a partir del día 01/08/2023.

9. Modificaciones:

La presente Política podrá ser modificada por parte de SOMEX S.A.S. de conformidad con el Decreto 1377 de 2013.
Cualquier cambio sustancial se comunicará oportunamente a los Titulares de los Datos Personales de una manera eficiente, a más tardar al momento en que sea implementada la nueva política.

(Original firmado)
JORGE MARIO ACEVEDO ESTRADA
Gerente General

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